Kodeks postępowania One System obejmuje wartości i zasady, takie jak równe szanse, szacunek, zgodność z prawem oraz odpowiedzialność. Dokument reguluje postępowanie wobec konkurencji, przeciwdziałanie korupcji, unikanie konfliktu interesów, zarządzanie mieniem firmy oraz ochronę danych. Zawiera również wytyczne dotyczące bezpieczeństwa pracy, ochrony środowiska, powiadamiania o niezgodnościach oraz procedur zatwierdzania decyzji.

Data publikacji: 2.04.2025

1.  Wartości i zasady

1.1   Równe szanse i szacunek

W One System wszyscy pracownicy mają równe szanse. Ich zatrudnienie, wynagradzanie i awanse odbywa się wyłącznie na podstawie umiejętności i wyników. Intencją firmy jest płacenie należytego wynagrodzenia wszystkim pracownikom oraz promowanie ich rozwoju zawodowego i osobistego. Respektujemy prawa człowieka i zapewniamy ich przestrzeganie. Dotyczy to w szczególności zapewnienia godności osobistej oraz sfery osobistej każdej osoby. W One System nie dopuszcza się dyskryminowania pracowników, klientów, partnerów handlowych ani innych osób. Molestowanie, zwłaszcza o charakterze seksualnym, stosowanie przymusu lub ataki słowne nie będą tolerowane; to samo dotyczy zastraszania, wrogości lub znieważania. Mamy nadzieję, że wszyscy pracownicy będą mieć odwagę stawać wzajemnie w swojej obronie.

1.2   Postępowanie zgodne z prawem

One System oczekuje od wszystkich pracowników i partnerów handlowych przestrzegania przepisów obowiązującego porządku prawnego, jak również wewnętrznych regulaminów i porozumień. Należy bezwzględnie unikać naruszeń prawa, zwłaszcza takich, które powodują odpowiedzialność karną lub wysokie grzywny. Każdy pracownik i partner handlowy musi mieć świadomość, że nieprzestrzeganie przepisów prowadzi do sankcji z mocy prawa karnego lub cywilnego, jak również konsekwencji dyscyplinarnych, do zwolnienia z pracy włącznie. Z tego powodu istotne jest, by wszyscy znali obowiązujące przepisy i wewnętrzne rozporządzenia mające zastosowanie do ich zakresu pracy. W razie wątpliwości pracownicy mogą zwracać się o radę do swoich przełożonych, działu prawnego albo lokalnego lub głównego specjalisty ds. zgodności z przepisami.

1.3   Odpowiedzialność i wzorowe wypełnianie funkcji

Reputacja ma dla firmy One System ogromne znaczenie. Z tego względu od każdego pracownika oczekuje się promowania dobrego imienia przedsiębiorstwa - zawsze i wszędzie. Przede wszystkim, nasza kadra kierownicza musi dawać przykład innym swoim osobistym postępowaniem. Kierownicy są odpowiedzialni za unikanie naruszeń prawa w swoim zakresie obowiązków i mogą im zapobiegać poprzez właściwe informowanie i nadzór.

2.  Postępowanie wobec konkurencji

Firma One System opowiada się za uczciwą i nieskrępowaną konkurencją. Z tego względu zabrania się wszelkich kontaktów z konkurentami w intencji uniemożliwienia, ograniczenia lub zaburzenia konkurencji. Pracownicy, do których z takim zamiarem zwracają się konkurenci, partnerzy handlowi lub osoby trzecie muszą niezwłocznie poinformować o sprawie przełożonego.

3.  Upominki, zaproszenia i inne korzyści (przeciwdziałanie korupcji)

Kierujemy się zasadą, że upominki bądź zaproszenia nie mogą wpływać na nasze decyzje. Nasza współpraca z partnerami handlowymi, w interesie One System, powinna się opierać wyłącznie na obiektywnych i kompleksowych kryteriach w rodzaju jakości obsługi, ceny i zrównoważonego rozwoju. Przestrzegamy polskich przepisów antykorupcyjnych, wymagań określonych w tym zakresie przez organy Unii Europejskiej oraz zapisów zawartych w U.S. Foreign Corrupt Practices Act, UK Bribery Act i Konwencji OECD o zwalczaniu przekupstwa zagranicznych urzędników publicznych w międzynarodowym biznesie.

3.1   Domaganie się i przyjmowanie korzyści

Zabrania się żądania lub przyjmowania korzyści osobistych od partnera handlowego lub jakiejkolwiek osoby trzeciej w kontekście oficjalnie prowadzonej działalności. Zabrania się także oferowania lub przekazywania korzyści osobistych partnerom handlowym. Prezenty i inne korzyści mogą być przyjmowane pod warunkiem, że zostaną ujawnione w całości oraz będą prezentami okazjonalnymi, upominkami grzecznościowymi lub wyrazami wdzięczności o niewielkiej wartości. Natomiast bezwzględnie zabronione są prezenty pieniężne oraz podobne im upominki, które mogłyby wpływać na decyzje biznesowe lub sprawiać takie wrażenie. Należy odmawiać przyjmowania tego rodzaju prezentów lub je zwrócić. Dopuszcza się przyjmowanie zaproszeń w ramach zwyczajowej uprzejmości biznesowej oraz na imprezy o rozsądnym charakterze.

3.2   Oferowanie i udzielanie korzyści

Standardy, jakie stawiamy naszym partnerom handlowym, mają zastosowanie również do nas samych. Z tego względu nie proponujemy żadnych prezentów mogących powodować u obdarowanego konflikt interesów. Szczególnie ważne jest, aby nie oferować ani nie udzielać korzyści (na przykład prezentów lub zaproszeń) urzędnikom administracji publicznej ani osobom pełniącym oficjalne stanowiska. Jedynym odstępstwem od tej zasady są uprzejmości w trakcie spotkań biznesowych oraz — w kontrolowany sposób — zaproszenie przedstawicieli organów administracji publicznej na imprezy firmowe.

Z kolei partnerom handlowym z sektora prywatnego można wręczać - ogólnie mówiąc - okazjonalne upominki o małej wartości. Należy jednak wybierać je tak, by nie wzbudzały podejrzenia o niestosowne postępowanie osoby obdarowanej. Nie należy wręczać żadnych prezentów, jeśli osoba obdarowywana nie może ich przyjmować w myśl swoich wewnętrznych zasad a my mamy tego świadomość. Dopuszcza się wręczanie zaproszeń w ramach zwyczajowej uprzejmości biznesowej oraz na imprezy o rozsądnym charakterze.

3.3   Darowizny i sponsorowanie

Firma One System jest świadoma swojej odpowiedzialności w dziedzinie edukacji, nauki, sztuki, kultury i w kwestiach społecznych. W tym zakresie przekazujemy darowizny pieniężne lub rzeczowe, jak również świadczymy nieodpłatne usługi. Wszelkie darowizny muszą być uzasadnione, jawne i zgodne z obowiązującym prawem. Zabrania się przekazywania darowizn osobom prywatnym, na prywatne rachunki bankowe, jak również osobom lub organizacjom, które mogą narazić na szwank reputację firmy One System. Darowizny i sponsorowanie muszą następować za pisemną zgodą kierownictwa.

4.  Unikanie konfliktu interesów

Od wszystkich pracowników oczekuje się uczciwości i lojalności względem przedsiębiorstwa. Pracownicy powinni w porę rozpoznawać sytuacje mogące prowadzić do konfliktu ich osobistych interesów z interesami One System i unikać takich sytuacji. Stosowaną tutaj zasadą jest to, by nawet potencjalne konflikty interesów były zgłaszane przełożonemu w celu znalezienia obopólnie zadowalającego rozwiązania.

4.1   Działalność gospodarcza pracowników

Pracownikom nie wolno prowadzić firmy ani działalności konkurencyjnej w stosunku do One System. W trakcie pracy pracownikom nie wolno współpracować z firmami lub organizacjami, których udziałowcami są oni sami lub ich bliscy (współmałżonek lub partner życiowy, członkowie rodziny oraz osoby zamieszkujące we wspólnym gospodarstwie domowym z pracownikiem). Nie ma to zastosowania do udziałów lub akcji spółek będących w obrocie publicznym, o ile posiadane akcje lub udziały nie dają znaczącego wpływu na dany podmiot.

4.2   Dodatkowa praca lub samozatrudnienie poza One System

Dodatkowa praca lub samozatrudnienie poza One System mogą prowadzić do konfliktu interesów oraz niekorzystnie wpływać na wydajność i efektywność pracy. Z tego powodu należy przestrzegać wynikającego z przepisów prawa lub umowy o pracę obowiązku zgłaszania dodatkowego zatrudnienia lub samozatrudnienia oraz uzyskania na niego zgody.

4.3   Relacje z Klientami

W decyzjach biznesowych należy zawsze kierować się interesem firmy One System, a nie własnym. Prywatne osobiste relacje z partnerem handlowym nie mogą prowadzić do preferencyjnego traktowania. Ma to w szczególności zastosowanie do sytuacji, gdy pracownik ma wpływ na decyzje biznesowe. Pracownik, który znajdzie się w takiej sytuacji, musi powiadomić o tym swojego przełożonego, aby można było odpowiednio monitorować lub delegować podejmowanie decyzji biznesowych.

5.  Regulacje eksportowe

One System współpracuje z polskimi i zagranicznymi przedsiębiorstwami. One System przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących kontroli eksportu i sankcji, w tym amerykańskich zakazów prowadzenia działalności w lub z krajami objętymi sankcjami, które obecnie znajdują się na liście oraz z osobami i podmiotami objętymi sankcjami. One System wymaga od swoich partnerów handlowych przestrzegania obowiązujących sankcji i przepisów. Ponadto, One System nie realizuje transakcji związanych z dostawą produktów wykorzystywanych do produkcji broni chemicznej lub biologicznej, technologii jądrowej, technologii rakietowej, broni masowego rażenia oraz zastosowań wojskowych. W związku z tym każdy pracownik zobowiązany jest do znajomości i weryfikacji użytkownika końcowego oraz beneficjenta właściwego w oparciu o aktualnie obowiązujące listy sankcyjne określone przez organy polskie, instytucje Unii Europejskiej oraz amerykański Departament Skarbu Office of Foreign Assets Control (OFAC). Każdy partner handlowy zobowiązany jest do przedstawienia informacji wymaganych do weryfikacji użytkownika końcowego oraz beneficjenta właściwego przez pracownika One System.

6.  Postępowanie z mieniem i majątkiem firmy

Każdy pracownik odpowiada za ochronę i należyte traktowanie majątku przedsiębiorstwa oraz oszczędne korzystanie z zasobów. Każdy z pracowników musi chronić mienie firmowe przed utraceniem, kradzieżą, uszkodzeniem lub nadużyciami. Nie wolno powielać informacji ani dokumentów w celach niezwiązanych z działalnością biznesową. Jeśli nie jest to konieczne ze względów operacyjnych, zabrania się wynoszenia dokumentów i innych składników majątku firmy poza teren przedsiębiorstwa. Korzystanie ze sprzętu firmowego do celów prywatnych jest niedozwolone, chyba że zostało to uregulowane w odrębnej umowie.

7.  Postępowanie z informacjami i danymi

7.1 Zapisy i dokumentacja

One System oczekuje od pracowników oraz partnerów handlowych prowadzenia wszelkich zapisów w sposób kompletny, zgodny z prawdą, terminowy, kompleksowy i dostatecznie szczegółowy, zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów. Każdy pracownik odpowiada za pełne i zgodne z prawdą dokumentowanie swoich wydatków służbowych, zgodnie z zasadami rozliczeń podróży służbowych, kosztów przejazdu lub diet.

7.2 Zarządzanie wiedzą

One System pragnie, aby informacje były szybko i płynnie. wymieniane w obrębie firmy oraz między firmą i jej partnerami handlowymi. Wiedza związana z pracą nie może być przekłamywana, przekazywana wybiórczo lub zatajana przed innymi działami, o ile nie stoi to w sprzeczności z interesami nadrzędnymi (np. obowiązkiem zachowania tajemnicy i milczenia lub przepisami o ochronie danych). Warunkiem koniecznym dla tego rodzaju informacji jest ich udokumentowanie i zachowanie, w sposób umożliwiający dostęp osobom upoważnionym do podejmowania decyzji do właściwych informacji we właściwym czasie.

7.3 Obowiązek zachowania poufności

W przypadku informacji poufnych należy zachować poufność. Podobnie muszą być utrzymywane w tajemnicy informacje poufne należące do naszych partnerów handlowych, chyba że została udzielona wyraźna zgoda na ujawnienie takich informacji. Jeśli relacje biznesowe wymagają wymiany informacji poufnych, należy wcześniej sporządzić umowę o zachowaniu poufności. Obowiązek zachowania poufności jako taki trwa w dalszym ciągu nawet po ustaniu stosunku zatrudnienia lub relacji biznesowej.

7.4 Ochrona i bezpieczeństwo danych

One System szanuje sferę prywatną swojego personelu i partnerów handlowych. Dane osobowe mogą być rejestrowane, przetwarzane i wykorzystywane jedynie w zakresie, w jakim zainteresowane osoby udzieliły na to zgody lub w zakresie dozwolonym przez prawo. Należy przestrzegać praw tych osób do bycia poinformowanym o sposobie ich wykorzystania oraz, jeśli ma to zastosowanie, do zgłaszania sprzeciwu, blokowania i usuwania. Bezpieczny i chroniony dostęp do danych elektronicznych zapewniają działy informatyczne, stosując odpowiednie działania organizacyjne i techniczne. Za zabezpieczenie swoich danych dostępowych odpowiadają wszyscy pracownicy.

7.5 Informacje wewnętrzne

Informacje wewnętrzne to informacje nieznane ogółowi. Informacje wewnętrzne dotyczące firmy One System lub innych przedsiębiorstw (na przykład partnerów handlowych) nie mogą być wykorzystywane bez upoważnienia ani przekazywane osobom trzecim. Informacji tych nie wolno rozpowszechniać w firmie, chyba że są one potrzebne ich odbiorcom do pracy. Wiedzę w zakresie informacji wewnętrznych należy również zabezpieczyć w firmie tak, by zagwarantować ich niedostępność dla osób niepowołanych. Jeśli informacje wewnętrzne zostaną ujawnione omyłkowo, należy o tym niezwłocznie powiadomić bezpośredniego przełożonego.

8.  Zatwierdzanie decyzji

Najważniejsze decyzje i działania niosące za sobą skutki finansowe muszą być zatwierdzane zgodnie z zasadami obowiązującymi w One System (w szczególności zgodnie z regulaminem organizacyjno-biznesowym, zasadami podpisywania dokumentów i dokonywania zakupów, jak również wymogami w zakresie opiniowania prawnego).

9.  Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz ochrona środowiska

Firma One System dąży do prowadzenia działalności w sposób czyniący ją wzorcowym pracodawcą i partnerem w biznesie.

9.1   Zdrowie i bezpieczeństwo

Zdrowie naszych pracowników ma wyjątkowe znaczenie. Z tego powodu istotne znaczenie ma przestrzeganie wszelkich przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Nasi pracownicy mają prawo oczekiwać, że ich środowisko pracy będzie bezpieczne. Wszyscy nasi pracownicy dzielą współodpowiedzialność za wspieranie firmy One System w dążeniach do tworzenia bezpiecznych warunków pracy. Ma to zastosowanie do technicznego planowania miejsc pracy, obiektów i procesów, zarządzania bezpieczeństwem oraz osobistego postępowania w codziennej pracy w siedzibie One System oraz w miejscach wskazanych przez jej partnerów handlowych.

9.2   Ochrona środowiska

Ochrona środowiska i zachowanie zasobów naturalnych stanowią przedmiot troski dla firmy One System. Do praktycznej ochrony środowiska przyczynia się zarówno oszczędne korzystanie z energii we wszystkich działach przedsiębiorstwa, jak i optymalny recykling odpadów materiałowych.

10.       Powiadamianie o niezgodnościach

One System zachęca swoich pracowników i partnerów handlowych do otwartego i bezpośredniego wyrażania swoich wątpliwości. Pracownicy powinni zgłaszać okoliczności wskazujące na łamanie prawa lub wewnętrznych zasad. Zgłoszenia takie będą śledzone z najwyższą uwagą. Wszelkie zgłoszenia będą traktowane z zachowaniem poufności. One System gwarantuje ochronę pracownika zgłaszającego nieprawidłowość. Nie będzie jednak tolerowane świadome nadużycie możliwości zgłaszania nieprawidłowości. Zgłoszenia można kierować do przełożonego, kierownictwa firmy oraz działu kadr.

11.       Osoby kontaktowe

Wszyscy pracownicy mogą kierować pytania lub sugestie dotyczące Kodeksu Postępowania lub ogólnie do Programu Zapewnienia Zgodności z przepisami do swoich przełożonych. Partnerzy handlowi mogą kierować pytania lub sugestie do opiekunów handlowych oraz kierownictwa One System.

12.       Zakres zastosowania

Kodeks Postępowania wchodzi w życie ze skutkiem natychmiastowym. Nie dopuszcza się, by ktokolwiek wstrzymywał jego wdrażanie. Jeśli Kodeks Postępowania stoi w sprzeczności z ustawami lub innymi przepisami, możliwe jest zmodyfikowanie poszczególnych jego zapisów. Należy jednak zachować zasadniczą treść i cel danego zapisu. Takie i inne wyjątkowe uregulowania podlegają opiniowaniu prawnemu, muszą być uzasadnione, a ponadto wymagają zgody głównego specjalisty ds. zgodności z przepisami oraz pisemnej zgody zarządu One System.